工程管理軟件的合同管理
工程管理軟件的合同管理
合同是工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的重要商務(wù)文件，是合同各方在工程中進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)動(dòng)的依據(jù)。
合同是工程施工前簽署的約定性文件。它明確了工程的目的以及和目標(biāo)相關(guān)細(xì)節(jié)問題——時(shí)間、成本、結(jié)果。
時(shí)間目標(biāo)：任何工程項(xiàng)目不可能無限期延長，工程的期限更是構(gòu)成收益的主要因素——越早竣工，價(jià)值收益越大。
成本目標(biāo): 成本價(jià)格包括工程總價(jià)格，各分項(xiàng)工程的單價(jià)和總價(jià)等。成本的消耗決定利潤的大小，必須控制控制費(fèi)用消耗，在完成預(yù)定項(xiàng)目任務(wù)，達(dá)到預(yù)定功能要求的基礎(chǔ)上，盡可能節(jié)約成本，才能提高項(xiàng)目的整體經(jīng)濟(jì)效益。
成果目標(biāo)：合同確定了工程項(xiàng)目的最終成果樣貌，包括項(xiàng)目所要達(dá)成的工程質(zhì)量、工程規(guī)模、范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面詳細(xì)而具體的要求。
合同對于簽署雙方而言都是重要約束，施工管理系統(tǒng)中和合同管理模塊，可以將約束規(guī)則系統(tǒng)化、流程化，提高合同的約束力和執(zhí)行力。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1合同文件管理
系統(tǒng)將對合同文本建立合同檔案管理庫，妥善保管合同主體文件和與合同相關(guān)的各項(xiàng)文檔。包括主合同及補(bǔ)充協(xié)議、現(xiàn)場簽證、現(xiàn)場例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等文本檔案等。
對檔案文件的進(jìn)行管理其本質(zhì)是為了在合同執(zhí)行過程中有據(jù)可查，有據(jù)可依，從而對工程項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤分析，結(jié)合實(shí)際情況采取積極主動(dòng)的措施。
2建立合同臺帳
合同臺賬就是對合同的主要關(guān)鍵信息進(jìn)行管理，例如合同編號、類型、名稱、工期/供貨期、合同金額、付款方式、甲乙雙方單位、相關(guān)負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式等信息。
合同臺賬的內(nèi)容涉及合同的核心信息，因此在合同執(zhí)行過程中，應(yīng)當(dāng)把合同臺賬的內(nèi)容作為管理工作的主要控制點(diǎn)，項(xiàng)目實(shí)施過程任何階段與之發(fā)生偏差和背離，都可能導(dǎo)致爭議及索賠。
可見，合同臺賬在合同管理中的重要性。此外合同臺賬的建立還可以幫助相關(guān)單位進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)控制，成本控制及結(jié)算管理。
3對合同進(jìn)行跟蹤管理
通過施工管理軟件，可以在項(xiàng)目實(shí)施過程中對施工進(jìn)度、質(zhì)量情況等進(jìn)行跟蹤控制。各項(xiàng)單據(jù)都會(huì)被歸納至合同進(jìn)展中，用戶可以通過合同執(zhí)行進(jìn)度模塊進(jìn)行實(shí)時(shí)觀察合同約定事項(xiàng)的進(jìn)展變化。
4變更控制
一般建設(shè)工程項(xiàng)目的建設(shè)周期都普遍偏長，復(fù)雜度高，實(shí)施過程中的影響因素較多，在合同執(zhí)行過程中難免出現(xiàn)于約定不符的情況。因此在合同執(zhí)行過程中難免會(huì)有一方提出變更。通過施工管理軟件，可以滿足合同的變更需求，所有的變更都可以在系統(tǒng)中發(fā)起、審核，并記錄在案。
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