項目管理軟件對成本管理的作用
發(fā)布時間：2013-01-28 點擊率：3159
隨著建筑施工行業(yè)的平均利潤率不斷降低，加強施工過程的成本控制越來越被施工企業(yè)所重視。一些具有實力的軟件公司在深入研究施工項目成本控制的客觀規(guī)律的基礎上，研制開發(fā)了適用于施工項目成本管理的軟件系統(tǒng)。 經(jīng)過實際應用，這種系統(tǒng)會給項目成本管理帶來了3個層面（數(shù)據(jù)、流程、決策）的變化；解決了4個主要的問題（準確、實時的項目成本核算；權責明確的過程控制；動態(tài)的“盈虧分析”；改變人的工作狀態(tài)）。 1 對項目成本管理帶來了“三個層面”的變化 1.1 第一個層面是數(shù)據(jù)的信息化。 長久以來，項目部成本數(shù)據(jù)的歸集都倚靠手工操作進行，部門之間成本數(shù)據(jù)的交互倚靠紙介質進行，無法進行成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、查詢、分析，而工具軟件的應用（如材料管理軟件、概預算軟件等）可以方便的進行某一方面的成本數(shù)據(jù)的歸集、分析、查詢，但滿足不了項目成本管理的系統(tǒng)性要求。 軟件系統(tǒng)將各種與成本相關的數(shù)據(jù)如消耗材料的進庫、出庫、退庫、報損；周轉材料的進場、出場、報損等等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計算機里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時進行成本的歸集、查詢、分析。此外，各相關部門的成本數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)絡傳輸，實現(xiàn)成本數(shù)據(jù)的共享，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息化。 1.2 第二個層面是流程的規(guī)范化 目前，建筑企業(yè)在項目成本管理工作中面臨的一個普遍現(xiàn)象是操作流程不規(guī)范，造成了成本浪費的隱患、成本管理的低效及管理漏洞。 軟件系統(tǒng)作為一種管理手段，輔助企業(yè)的管理制度，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學的項目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強了成本管理中的約束（如限額領料），減少人為控制和"拍腦袋"的管理行為，同時堵塞了管理上的漏洞。 1.3 第三個層面是決策的科學化 已往，由于落后的成本管理手段，在決策時缺乏對成本對象的“定量”分析（往往只能作“定性”的分析），使得決策往往依靠管理者的個人積累的經(jīng)驗。而且管理者要等每個月報表出來后才知道哪兒超了、哪兒省了，若要等此時才決策，恐怕早已為時已晚了，這種憑經(jīng)驗決策及事后決策（控制）的方法與市場經(jīng)濟是極其不相適應的（可能也是“實屬無奈”），也根本無法控制住項目成本。此外，由于項目成本管理的“一次性”特點，也在客觀上決定了決策的“一次性”，過程控制中的決策失誤將無“后悔藥”可吃。 軟件系統(tǒng)通過對那些成本原始數(shù)據(jù)進行科學的加工處理，運用一定的計算模型，實現(xiàn)了項目成本管理的事前計劃、事中控制、事后分析等全過程的“定性”、“定量”分析，更重要的是通過這些“定性”、“定量”分析使項目管理者對成本過程控制中的“薄弱環(huán)節(jié)”作到心中有數(shù)，及早應對。所有這些從理論上（因為決策是管理者的行為，有人為因素參雜）保證了決策的科學性。此外，這套軟件系統(tǒng)可實時動態(tài)的進行成本數(shù)據(jù)歸集、查詢，從而真正起到對項目成本管理科學決策的支持作用,從某種意義上來說，這套系統(tǒng)也是項目成本管理的決策支持系統(tǒng)——輔助項目管理者科學決策。 2 解決的四個主要問題 2.1 準確、實時的項目成本核算 軟件系統(tǒng)本身就是一個業(yè)務平臺，從根本上消除了各業(yè)務部門的“隔離”，財務部門不但能了解項目成本產(chǎn)生的全部過程，而且伴隨著各相關業(yè)務部門的每一個作業(yè)，財務都有相應的反應。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時，財務也得到了這個信息，并將相應的材料費用計入實際成本；經(jīng)營部門對分包商每完成一筆結算，財務就產(chǎn)生相應的應付款等等?？梢钥闯稣沁@種成本數(shù)據(jù)信息的通暢、透明，才保障了項目成本的準確、實時成本核算才成為可能。 2.2 權責明確的過程控制 項目部不僅要進行管理范圍內的權責劃分，且還要處理外部錯綜復雜的權責關系：項目部建筑主材往往由公司或甲方供應；專業(yè)分包中公司與甲方也往往參與其中；項目部對公司的承包方式（實際上就是權責劃分）多種多樣等等。哪些成本由材料部門負責，哪些由機械部門負責；哪些成本是由公司負責，哪些由項目部負責；哪些成本由A分包隊負責哪些由B分包隊負責等等。而且，在市場經(jīng)濟條件下要作到權責明確還必須進行“量價分離”，如公司供應主材時“價”對項目部是不可控的，而“量”是可控的，此時，這種材料的成本就由公司和項目部共同產(chǎn)生。對項目部來說就要對所有這些（成本的）權責進行劃分并跟蹤，否則，成本的“過程控制”將無法控制好。 已往在某些建筑企業(yè)也實行了“全員、全過程成本管理”，但由于成本管理手段的落后及制度方面的原因，使得責任成本制定容易、跟蹤難、考核更是難上難，這就造成項目成本誰都負責，而實際上又誰都不負責的局面。 軟件系統(tǒng)可以很方便地幫助項目部進行目標成本分解，依實際情況將目標成本明晰地劃分為“可控”及“不可控”部分（注意：此“不可控成本”并非與項目部無關了，而是從“量”或“價”角度按權責劃分不由項目部負責的），對“不可控”部分成本的盈虧項目部能說明盈虧的原因，對“可控”部分成本進行進一步的權責劃分，將其落實到責任部門及責任人，實時利用計算機系統(tǒng)對其發(fā)生成本進行計算、數(shù)據(jù)歸集、分析，并對其進行跟蹤，使得成本的“過程控制”“有章可循、有據(jù)可查”，配合項目部相關成本管理制度使“成本誰都負責，誰又都不負責”這個局面得以徹底改觀。 2.3 動態(tài)的“盈虧分析” 項目管理者關心在項目實施過程中到底是盈了還是虧了，盈了——盈了多少，虧了——虧了多少，這在過去往往是誰也說不清，其中一個重要的原因是——項目施工環(huán)境的“動態(tài)性”。 在項目施工過程中的不可預見因素很多（往往造成“計劃趕不上變化”），且各關鍵因素又是緊密關聯(lián)的，如進度、成本、質量三者中某一因素發(fā)生變化都會導致其它因素發(fā)生變化，如在施工過程中，由于某種原因造成進度計劃發(fā)生了延誤，這將導致一系列的變化：控制工期的關鍵工序可能發(fā)生變化；為保證工期可能要改變施工方法；這又可能導致材料、機械等資源使用計劃的變化；與此同時為保證工程質量可能將導致增加資源投入；而所有這些必將導致成本的變化，這是一個復雜的、系統(tǒng)的邏輯、數(shù)學模型。動態(tài)的施工環(huán)境決定了施工過程中的“盈虧分析”必然是動態(tài)的，單靠人手工計算及已往的經(jīng)驗積累是不可想象的，這也難怪已往項目施工過程中“盈虧誰也說不清”的無可奈何了。 軟件系統(tǒng)利用計算機強大的數(shù)據(jù)處理功能，將與項目成本有關的各因素按成本費用的邏輯關系，建立起數(shù)學模型，采用人機結合方式，面對施工環(huán)境的動態(tài)變化系統(tǒng)自動進行成本的歸集?，F(xiàn)在，用戶在應用了此套軟件系統(tǒng)后，隨時都可進行準確的成本的“盈虧分析”。 前面也提到項目部隨時可面對投影儀（計算機）顯示屏進行“成本核算”，其實它同時也可進行成本的“盈虧分析”，它的過程同樣可以作到實時、動態(tài)。 2.4 改變人的工作狀態(tài) 軟件系統(tǒng)集項目施工現(xiàn)場管理與成本管理于一體，它以提高項目部成本管理的整體水平為目標，不僅從業(yè)務上保證成本管理的更趨科學和規(guī)范，同時從人的角度對提高整體水平也有重要作用（1）該軟件系統(tǒng)是一個平臺軟件，各部門相關工作人員同在此平臺上進行項目成本的管理工作，加強了人與人之間、部門與部門之間、員工與領導之間的溝通，提高了工作效率。（2）由于這套軟件系統(tǒng)將項目成本形成過程“透明化”及“可控化”（即：過程可控）使得項目部員工能積極參與到項目成本的管理中來，為項目管理者出謀劃策，增強了員工的成本責任感。（3）項目管理者在決策時可以掌握更為詳盡（全面、定量）的信息，也就減少了決策失誤產(chǎn)生的可能。同樣，由于成本形成過程“透明化”及流程“規(guī)范化”，堵塞了管理上的漏洞，使少數(shù)人不能再“渾水摸魚”了。（4）通過軟件系統(tǒng)的實施，營造了一種溝通、參與、信任、高效、權責分明的文化氛圍，這些又保證和促使了項目部成本整體管理水平的提高。 總之，系統(tǒng)的應用使得項目部業(yè)務流程、管理制度、人員工作狀態(tài)得到很大的改善。相信，隨著軟件公司對施工管理過程的深入了解以及施工企業(yè)對信息化的不斷認識，軟件公司作為施工企業(yè)提高管理的強大支持必將發(fā)揮更大的作用。
